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Rubrik: Computer, EDV & Telekommunikation

Meldung von: Ute Niehoff, LFP Redaktion
Rubrik: Computer, EDV & Telekommunikation

Emsdetten auf dem Weg zur Smart City - Bauaktenarchiv weicht digitaler Akte

(Quelle: https://pixabay.com)

Emsdetten auf dem Weg zur Smart City - Bauaktenarchiv weicht digitaler Akte

Emsdetten - Die Digitalisierung der Dokumente und Vorgänge im Emsdettener Rathaus schreitet mit großen Schritten voran. Nun macht die Bauaufsicht Platz im Rathaus: Das Bauaktenarchiv umfasst rund 12.000 Bauakten mit Baugenehmigungen, Schriftverkehr und diversen Plänen. Diese Akten sollen nun digitalisiert werden. Hierfür werden die Bauakten vollständig eingescannt und anschließend vorschriftsmäßig komplett vernichtet. Somit existieren sämtliche Bauakten zukünftig ausschließlich in digitaler Form. Das digitale Bauaktenarchiv ist ein erster wichtiger Schritt auf dem Weg zum digitalen Baugenehmigungsverfahren. Ziel ist, dass die Bürgerinnen und Bürger Bauanträge zukünftig digital einreichen können und diese anschließend auch digital im Rathaus bearbeitet und archiviert werden.

Die Digitalisierung der Stadtverwaltung und deren Dienstleistungen ist ein zentraler Baustein in der Entwicklung zur Smart City und bietet viele Vorteile – für die Bürgerinnen und Bürger, aber auch für die Verwaltung selbst.
Bürgerinnen und Bürger können die Online-Dienste rund um die Uhr nutzen und sparen sich den Gang in die Verwaltung.

Auf der anderen Seite werden interne Prozesse optimiert und somit Zeit und Kosten gespart. So sind bereits aus vielen Büros sperrige Aktenschränke verschwunden und es können Papier- und Druckkosten eingespart werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in Telearbeit von zu Hause aus arbeiten, müssen keine schweren Papierstapel mehr transportieren, sondern können jederzeit auf den vollständigen Aktenbestand ihres Arbeitsbereichs zugreifen. Die elektronischen Dokumente sind im Dokumenten-Management-System revisionssicher gespeichert. Sie sind damit für die Zukunft archiviert und können nicht verloren gehen. Auch der Datenschutz wird gewährleistet. So kann jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter nur auf die für die jeweilige Tätigkeit relevanten Dokumente zugreifen. Ferner erleichtert die digitale Ablage das Suchen nach Vorgängen oder Dokumenten in umfangreichen Akten.

Nach und nach sollen weitere Bereiche der Verwaltung digitalisiert werden mit dem Ziel, die elektronischen Akte weitgehend vollständig im Emsdettener Rathaus einzusetzen.

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